Czy Twoje maile mają podpis? Sprawdź w 2 minuty, zanim oferta trafi do spamu.

Kiedy zaglądam firmie w ustawienia poczty, najczęściej znajduję to samo: wiadomości wychodzą bez podpisu.

Nie dlatego, że ktoś zaniedbał. Dlatego, że przy zakładaniu poczty jedna czynność została zrobiona do połowy i nikt tego nie zauważył. Poczta przecież działa. Wychodzi, przychodzi, wszystko wygląda normalnie. Tylko gorzej dociera.

Ta sprawa nie ma nic wspólnego z tym, jak piszesz maile. Dotyczy tego, czy serwer po drugiej stronie ma powód, żeby Ci ufać.

Co to jest ten podpis, po ludzku

DKIM to jedyne słowo, które musisz zapamiętać z tego tekstu.

Wyobraź sobie, że wysyłasz pismo na papierze firmowym. Samo logo w nagłówku łatwo podrobić. Pieczęć z podpisem już trudniej. DKIM jest taką pieczęcią, tylko cyfrową: doklejaną automatycznie do każdej wychodzącej wiadomości i niemożliwą do podrobienia bez dostępu do Twojego klucza.

Serwer odbiorcy sprawdza tę pieczęć w ułamku sekundy. Jeśli się zgadza, wie, że wiadomość naprawdę wyszła z Twojej domeny i po drodze nikt jej nie zmienił. Jeśli pieczęci nie ma, nie odrzuca maila od razu, ale traktuje go mniej ufnie. A to wystarczy, żeby przy odrobinie pecha wylądował w spamie.

Dlaczego to kosztuje pieniądze, a nie nerwy

Najgorsze w tym problemie jest to, że nie widać go z Twojej strony. Wygląda to tak:

1. Wysyłasz wycenę do nowego klienta.
2. Filtr po drugiej stronie odkłada ją do spamu.
3. Klient nie odpisuje.
4. Ty myślisz, że go nie zainteresowało.

Nie dostajesz żadnej informacji, że wiadomość przepadła. Nie ma odbicia, nie ma błędu, nie ma czerwonego wykrzyknika. Jest cisza, którą interpretujesz jako brak zainteresowania. I wyciągasz z tego zupełnie błędne wnioski o swojej ofercie.

Dlaczego to się zdarza tak często

Najczęstsza przyczyna jest zaskakująco prozaiczna. Klucz bywa już wygenerowany. Leży w panelu poczty, gotowy do użycia. Ktoś kiedyś kliknął „wygeneruj” i na tym się skończyło.

Podpis zaczyna działać dopiero wtedy, gdy jeden rekord z tego panelu trafi do ustawień domeny. To dwa osobne miejsca i dwie osobne czynności. Bardzo często robiona jest pierwsza, a druga nie.

To nie jest rzadka sytuacja. Ktoś stawia firmie pocztę, przechodzi przez kreator, część rzeczy dokończy później, a „później” nie przychodzi nigdy. Nikt tego nie sprawdza, bo poczta przecież działa. Wychodzi i przychodzi. Tylko gorzej dociera.

Sprawdź u siebie. Dwie minuty, zero kosztu

Nie potrzebujesz żadnego narzędzia ani konta. Potrzebujesz dwóch swoich adresów e-mail: firmowego i prywatnego.

1. Wyślij zwykłą wiadomość z firmowego adresu na prywatny. Treść nie ma znaczenia, wystarczy „test”.
2. Otwórz ją w Gmailu w przeglądarce, kliknij trzy kropki w prawym górnym rogu wiadomości i wybierz „Pokaż oryginał”.
3. W tabelce na górze znajdź wiersz DKIM. Reszty tego okna nie musisz rozumieć.

W aplikacji Gmail na telefonie tej opcji nie ma. W innych programach pocztowych kryje się pod nazwą „Wyświetl źródło wiadomości” albo „Pokaż źródło”.

Co zobaczysz

Są dwie możliwe odpowiedzi i obie widać od razu.

Zwróć uwagę na ten szczegół z nazwą domeny. Bywa, że podpis jest, ale wystawiony przez firmę, która wysyła w Twoim imieniu, na przykład system do newsletterów. To lepsze niż nic, ale słabsze niż podpis Twoją własną domeną.

Jak naprawić. Trzy ruchy

Jeśli wyszło „brak” albo „FAIL”, poniższe trzy kroki wystarczą. Gdy masz informatyka albo kogoś, kto stawiał Wam pocztę, wyślij mu po prostu ten fragment.

1. W panelu poczty znajdź uwierzytelnianie i wygeneruj klucz. W Google Workspace jest to Aplikacje, Gmail, „Uwierzytelniaj pocztę e-mail”. W Microsoft 365 podobna sekcja nazywa się DKIM w centrum ochrony. U mniejszych dostawców szukaj słowa DKIM w ustawieniach poczty.
2. Wklej podany rekord w ustawieniach domeny. To miejsce, w którym zarządzasz adresem strony, czyli panel firmy hostingowej lub rejestratora domeny. Rekord jest typu TXT i ma swoją nazwę, zwykle coś w rodzaju google._domainkey.
3. Wróć do panelu poczty i włącz podpisywanie. To ten krok, o którym najłatwiej zapomnieć, bo wygląda, jakby wszystko było już zrobione.

Potem powtórz test z poprzedniej sekcji. Zmiana w ustawieniach domeny rozchodzi się po świecie zwykle w kilkanaście minut, choć dostawcy ostrzegają, że w skrajnych przypadkach może to potrwać do 48 godzin.

Dwa pozostałe słowa: SPF i DMARC

W tym samym oknie zobaczysz jeszcze dwa skróty. Warto wiedzieć, co robią, bo działają razem.

Sam DMARC ustawia się zwykle najpierw w trybie obserwacji, czyli „na razie nic nie blokuj, tylko przysyłaj raporty”. Dopiero gdy wiesz, że podpis działa u wszystkich Twoich nadawców, można go przykręcić.

Czego ten test nie załatwi

• Nie sprawdzi treści. Mail podpisany, ale napisany językiem sprzedażowej ulotki, i tak może trafić do spamu.
• Nie obejmuje wysyłek z innych systemów. Jeśli fakturę wysyła program księgowy, a newsletter osobne narzędzie, każdy z nich ma własne ustawienia i każdy trzeba sprawdzić osobno.
• Nie zastąpi listy adresowej z głową. Najlepszy podpis nie pomoże wysyłce do ludzi, którzy się na nią nie zapisali.

Co zrobić dziś

Wyślij jednego maila ze swojego firmowego adresu na prywatny i sprawdź jedną linijkę. To wszystko. Jeśli wyjdzie PASS, masz spokój i wiesz, że temat jest zamknięty. Jeśli wyjdzie brak, właśnie znalazłeś powód, dla którego część Twoich wiadomości nie dociera.

To jedna z tych rzeczy, których nikt nie sprawdza, dopóki coś nie przestanie działać. A gdy przestanie, trudno połączyć jedno z drugim, bo nie widzisz żadnego błędu. Widzisz tylko ciszę.

Częste pytania

Co to jest DKIM?
Podpis doklejany do każdej wychodzącej wiadomości. Mówi serwerowi odbiorcy, że wiadomość naprawdę pochodzi z tej domeny i nikt się pod nią nie podszywa. Bez niego filtry traktują Twoją pocztę mniej ufnie.

Czy sprawdzenie kosztuje?
Nie. Wysyłasz maila na swój drugi adres i korzystasz z funkcji wbudowanej w Gmaila. Żadnego narzędzia, żadnego konta.

Mam SPF, czy to nie wystarczy?
Nie wystarczy. SPF mówi, z jakich serwerów wolno wysyłać w imieniu domeny. DKIM potwierdza, że treść nie została podmieniona. Duzi dostawcy oczekują obu, a przy wysyłkach masowych także DMARC.

Ile trwa naprawa?
Samo ustawienie to kilkanaście minut. Rozejście się zmiany w ustawieniach domeny zwykle też, choć oficjalnie mówi się o czasie do 48 godzin.

Czy zrobię to w aplikacji Gmail na telefonie?
Nie, tam nie ma opcji „Pokaż oryginał”. Otwórz skrzynkę w przeglądarce, na telefonie albo na komputerze.